Personupgiftspolicy
Policyn reviderad 2019-01-14.
Denna personuppgiftspolicy tydliggör hur Lunds akademiska körförening hanterar personuppgifter för nuvarande och tidigare medlemmar, samt för icke-medlemmar som anmäler sig till föreningens aktiviteter. Särskild hantering av personuppgifter rörande samarbetspartner inom konstnärlig produktion regleras enligt separata avtal.
Vi samlar systematiskt in följande personuppgifter:
- För- och efternamn (medlem, samt person anmäld till aktiviteter)
- Adress och postnummer (medlem, samt i vissa fall person anmäld till aktiviteter)
- Telefonnummer och e-postadress (medlem, samt i vissa fall person anmäld till aktiviteter)
- Stämtillhörighet (medlem, samt i vissa fall person anmäld till aktiviteter)
- Födelsedatum (medlem)
- Eventuell porträttbild (medlem)
Så här använder vi medlemmars personuppgifter:
- De lagras för att kunna informera om föreningens löpande verksamhet och för att kunna kontakta medlemmarna vid behov.
- De publiceras med lösenordsskydd på föreningens webbplats för att medlemmar ska kunna kontakta varandra.
- Vi delar de uppgifter som behövs till Sveriges Körförbund, där föreningen är medlem.
- Vid behov delas nödvändiga uppgifter även till reseföretag eller arrangörer i samband med resor, tävlingar, festivaler eller motsvarande.
- Vi delar med oss av dem till Odeum vid Lunds universitet när det krävs för deltagande i Lunds akademiska körs verksamhet, till exempel deltagarlistor vid evenemang.
- Vi publicerar i regel namn och stämtillhörighet för aktiva medlemmar på föreningens publika webbplats, om personen inte uttryckt önskan om annat.
- Vi publicerar i regel namn, stämtillhörighet och eventuellt funktionärspost och porträttbild för aktiva medlemmar i konsertprogram, inspelningsdokumentation, årskrönika m.m. om personen inte uttryckt önskan om annat.
- Porträttbilder av medlemmar kan publiceras med lösenordsskydd på föreningens webbplats, för att underlätta för medlemmar att lära känna andra medlemmar i föreningen.
Så här använder vi tidigare medlemmars personuppgifter:
- Vi sparar i regel dessa uppgifter för att kunna informera om och bjuda in till aktiviteter vi anordnar, om personen inte uttryckt önskan om annat.
För att kunna genomföra föreningens verksamhet behandlar och lagrar vi personuppgifter även för följande ändamål och i angiven utsträckning:
- Anmälan till och deltagande i föreningens aktiviteter; sparas för medlem som längst till föreningens upplösning, sparas för icke-medlem anmäld till våra aktiviteter tills aktiviteten är avslutad.
- Förteckning över tillgodohavande eller skuld till föreningen; sparas tills förbindelsen upphör.
- Namn, tid för registrerat medlemskap, medlemskategorier och eventuella innehavda funktionärsposter; sparas som längst till föreningens upplösning.
- Nuvarande och tidigare medlems kontaktuppgifter, födelsedatum, porträttbild och deltagande i aktiviteter; kan sparas i föreningens arkiv till föreningens upplösning om personen inte uttryckt önskan om annat – uppgifter i konsertprogram, inspelningsdokumentation, krönikor och andra trycksaker kan dock sparas så länge mediet består.
- Förteckning över anmälda allergier och kostpreferenser; sparas för medlem tills medlemskapet upphör, sparas för icke-medlem anmäld till våra aktiviteter tills aktiviteten är genomförd.
- Bokföring med verifikat och eventuella kontonummer / kontaktuppgifter; sparas enligt lag.
- Mötesprotokoll med deltagarförteckning; sparas som längst till föreningens upplösning.
- För att dokumentera och informera om föreningens verksamhet publiceras regelbundet bilder och texter från föreningens aktiviteter, exempelvis i sociala medier. För detta ändamål samlas separat samtycke in.
I regel överförs inga personuppgifter till tredje land (land utanför EU/ESS). Detta sker endast i samband med eventuella resor till sådana länder, och då informeras berörd person vid varje tillfälle.
Personuppgiftsansvarig för Lunds akademiska körförening är dess styrelse som kan kontaktas på lak@lak.se. Den som vill få ett registerutdrag, begära rättelse eller radering kan kontakta föreningens sekreterare (genom styrelsen) eller dess IT-ansvariga på lak-www@lak.se.
Rättslig grund
Personuppgifter behandlas på rättslig grund enligt översikten nedan.
| Personuppgift | Rättslig grund | Sparas |
|---|---|---|
| Namn, Kontaktuppgifter (Adress och postnummer, Telefonnummer, E-postadress) | Avtal*) | Tills vidare**) eller, för icke-medlem, tills aktivitetens slut |
| Födelsedatum | Avtal*) | Tills vidare**) |
| Stämtillhörighet, Tid personen har varit medlem, Funktionärsposter | Avtal*) | Tills vidare**) |
| Förteckning över deltagande vid aktivitet samt eventuellt stämtillhörighet | Avtal*) | Tills vidare**) eller, för icke-medlem, tills aktivitetens slut |
| Förteckning över allergier och kostpreferenser | Avtal*) | Tills vidare**) eller, för icke-medlem, tills aktivitetens slut |
| Bokföring | Rättslig förpliktelse | Enligt lag |
| Mötesprotokoll med deltagarförteckning | Avtal*) | Som längst till föreningens upplösning |
| Publicering av porträttbild på föreningens interna, lösenordsskyddade webbplats | Samtycke | Tills vidare**) |
| Publicering av namn och stämma på föreningens publika webbplats | Avtal*) | Som längst så länge personen är aktiv medlem |
| Publicering av fotografi för allmänheten på webb och i sociala medier | Samtycke | Som längst så länge mediet består |
| Publicering av namn och stämma samt eventuellt fotografi i konsertprogram och krönika, m.m. | Avtal*) | Som längst så länge mediet består |
| Arkivering av medlemsuppgifter, inklusive kontakt-uppgifter och deltagande i föreningens aktiviteter, samt av trycksaker där medlem omnämns | Intresseavvägning – dokumentering av föreningens verksamhet | Som längst till föreningens upplösning |
*) ”Avtal” är den formella termen för att vi behöver behandla dessa personuppgifter för att kunna administrera föreningens verksamhet. För medlem utgör personens medlemsregistrering grund för avtalet. För icke-medlem utgör anmälan till en aktivitet grund för avtalet.
**) ”Tills vidare” innebär att personuppgiften sparas under tiden personen är medlem i föreningen. Efter att medlemskapet upphört fortsätter uppgifterna normalt att sparas i föreningens arkiv (fysiskt och elektroniskt) för dokumentation av föreningens verksamhet, som längst till föreningens upplösning. Tidigare medlem kan dock begära att lagringen upphör.
Register över behandling
- Namn och kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig: Lunds akademiska körförenings styrelse, Lunds akademiska körförening, Odeum, Box 117, 221 00 Lund, lak@lak.se.
- Syftet med behandlingen av personuppgifterna: Se föreningens personuppgiftspolicy.
- Vilka kategorier av personer och personuppgifter som behandlas: Se föreningens personuppgiftspolicy.
- Eventuella externa mottagare av personuppgifterna och överföring till tredjeland (land utanför EU/EES) anges i föreningens personuppgiftspolicy.
- Den tid som uppgifterna sparas anges i föreningens personuppgiftspolicy.
- När personuppgifter behandlas digitalt, tillämpas följande säkerhetsåtgärder: Medlemsregistret lagras hos ett svenskt webbhotell (i januari 2019: Binero). Läs- och skrivåtkomst både till webbhotellet och till administrations-gränssnittet är med lösenord begränsat till av styrelsen auktoriserade användare. Läsåtkomst till kontaktuppgifter på föreningens interna webbsidor skyddas av lösenord. Med samtycke kan namn och stämtillhörighet, liksom även fotografi och funktionärspost, publiceras utan lösenordsskydd.